Afgelopen december mocht SEM een nieuwe secretaris benoemen in de persoon van Marloes Wiltjer. Tijd voor een nadere kennismaking met haar rol in het bestuur.

Je bent nu een half jaar bezig als Secretaris. Hoe bevalt het tot nu toe?

Goed! Na een korte, maar intensieve inwerkperiode ben ik inmiddels helemaal 'in the running'. In de eerste periode was het een beetje aftasten over de vraag op welke manier ik aan mijn bestuursfunctie als secretaris - anders dan het simpelweg beantwoorden van inkomende e-mails - invulling wilde geven, maar samen met de input van de andere bestuursleden heb ik mijn draai daarin goed gevonden. Ik doe dat bijvoorbeeld door actief mee te denken met (kandidaat-)deelnemers over de vraag hoe zij 'aan de voorkant', d.w.z. voordat daadwerkelijk situaties van machtsmisbruik ontstaan, waarborgen kunnen inbouwen om machtsmisbruik door leidinggevenden te voorkomen. Dat vind ik persoonlijk het mooiste deel van mijn werkzaamheden!

Wat maakt dat jij je vrijwillig wilt inzetten voor SEM? 

Ik vind het belangrijk dat iedereen zich veilig kan voelen en dat mensen elkaar met respect behandelen. Dat geldt overal, maar al helemaal binnen de kerk. De gemeente is dé plek waar je je geloof mag belijden, waar je gevoed mag worden, maar ook waar je je kwetsbaar opstelt. Juist daarom is het van groot belang dat iedereen zich daar veilig voelt. Helaas is dat in praktijk niet altijd het geval. Ik hoop met deze bestuursfunctie een stukje aan die veiligheid te kunnen bijdragen!  

Wat zijn de voornaamste werkzaamheden die je doet?

Als secretaris heb ik eigenlijk twee petten op: ik ben bestuurslid en secretaris. Als bestuurslid denk ik met de andere bestuursleden na over de visie en het beleid van SEM. Dat doen we tijdens de bestuursvergaderingen die regelmatig worden gehouden. Als secretaris beheer ik de mailbox van het bestuur ([email protected]). Waar mogelijk beantwoord ik de vragen direct zelf en zo niet, dan zorg ik dat de berichten terechtkomen bij de daarvoor aangewezen persoon. Dat kan een ander bestuurslid zijn, maar ook bijvoorbeeld onze projectmedewerker Karin Somhorst of de klachtencommissie. Ik probeer e-mails zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een aantal dagen, te beantwoorden.   

Welke vragen en e-mails komen er zoal binnen bij het mailadres?

Een deel van de e-mails betreft vragen van deelnemers over (bijvoorbeeld) wijzigingen in hun gemeentestructuur of het gebruik en de toepassing van de gedragscode. Maar het grootste deel van de e-mails bestaat uit aanvragen van nieuwe deelnemers. Wanneer gemeenten of organisaties aangeven dat ze deelnemer willen worden van SEM, wordt hun aanvraag door twee bestuursleden (waaronder mijzelf) beoordeeld. Na de afronding van het toetsingsproces wordt de gemeente of organisatie definitief bevestigd als deelnemer van SEM.

Hoe zit dat toetsingsproces er verder uit?

Een aanvraag wordt getoetst aan de hand van de statuten, het huishoudelijk reglement en een recent jaarverslag van de aanvrager. Ten behoeve van een uniform toetsingsproces heb ik in de afgelopen tijd een toetsingskader opgesteld. Bij de toetsing bekijken we of de aanvrager valt onder de reikwijdte van SEM én of uit de stukken risico's blijken op machtsmisbruik. In dat laatste geval worden die risico's met de aanvrager gedeeld en wordt actief meegedacht over de beste manier om die risico's te verkleinen. In dat kader doe ik aanbevelingen aan de aanvrager. In veel gevallen gaan (kandidaat-)deelnemers actief aan de slag met die aanbevelingen en leidt het ook daadwerkelijk tot veranderingen. Dat is prachtig om te zien! Wanneer de aanvrager een eigen klachtenregeling heeft, dan wordt ook die klachtenregeling in de beoordeling meegenomen. De klachtencommissie van SEM kijkt of de klachtenregeling voldoende overeenkomt met de klachtenregeling van SEM. Zo wordt ervoor gezorgd dat bij eventuele klagers geen verwarring ontstaat over de vraag waar en wanneer ze nu eigenlijk terecht kunnen met hun klacht. 

Wat wil je verder nog aan de lezers kwijt?

Zowel in mijn werk voor SEM als in mijn baan als jurist zie ik hoe belangrijk het is dat organisaties de mogelijkheid waarborgen om extern te spreken over ongewenste voorvallen, juist wanneer die voorvallen plaatsvinden in de relatie met een leidinggevende. Ik vind het zó mooi dat gemeenten en (christelijke) organisaties deze taak toevertrouwen aan SEM en op die manier willen bevorderen dat mensen zich binnen de kerk en op het werk veilig voelen en ik ben dankbaar dat ik daar een klein steentje aan mag bijdragen! Tegelijkertijd is het goed om te beseffen dat deelname aan SEM geen eindstation is. Het gaat hand in hand met het streven van leidinggevenden om zich te houden aan onze gedragscode én met het (regelmatig) informeren van medewerkers en gemeenteleden over de mogelijkheden die bestaan wanneer zij worden geconfronteerd met een vorm van machtsmisbruik. Het is mijn gebed dat we op die manier, met z'n allen, samen een veilige kerk en werkomgeving kunnen creëren!