De klachtencommissie is een belangrijk onderdeel van het werk van SEM. Hun werk is vastgelegd in het klachtenreglement. Maar wat doen ze en wat hebben zij in de afgelopen jaren gedaan en geleerd? Een interview over het werk van de klachtencommissie met scheidend voorzitter van de klachtencommissie Ed Hartjes.
Ed, je hebt al heel wat jaren de klachtencommissie geleid. Komend jaar neem je afscheid van de klachtencommissie. Het werk van de klachtencommissie is belangrijk, maar ook wat buiten beeld want de zaken die jullie behandelen en onder ogen krijgen moeten strikt vertrouwelijk behandeld worden. Toch zijn wij en onze deelnemers wel benieuwd hoe nou zoiets in z’n werk gaat en wat jullie doen. Kun je ons misschien zonder op zaken in te gaan wat meer vertellen over het werk van de afgelopen jaren?
Wat gebeurt er nu als iemand een melding doet?
Deze komt eerst bij de ambtelijk secretaris en die weegt af, samen met de voorzitter, of de klacht past bij de klachtencommissie. Zo wordt er gekeken of de klacht gaat over een situatie bij een aangesloten deelnemende kerk of organisatie. Ook kan het zijn dat een klacht niet of nauwelijks is gemotiveerd of inmiddels is verjaard.* Soms wordt er gevraagd om anoniem behandeld te worden, maar dat kunnen wij helaas niet doen. Als een klacht niet past in het kader waarvoor onze klachtencommissie er is dan wordt een klacht niet-ontvankelijk verklaard wat erop neerkomt dat we de klacht niet kunnen behandelen. Wel doen we dan ons best om aan te geven waar hij of zij wel terecht kan met de klacht.
De klachten die we behandeld hebben hadden betrekking op het functioneren van (een vertegenwoordiging uit) het kerkbestuur of een andere functionaris die in een gezagsrelatie stond tot de klager. Er is steeds geprobeerd om partijen met elkaar in verbinding te brengen voordat uitspraak werd gedaan omdat daarmee mogelijk verzoening zou kunnen worden bereikt die een uitspraak naar zijn aard nu eenmaal minder bewerkstelligt.
En wat gebeurt er als een klacht wel in behandeling genomen wordt?
Dan volgt een aantal stappen, volgens vaste termijnen. Als klachtencommissie moeten we dan binnen vier weken een datum, plaats en tijd doorgeven aan de partijen voor een mondelinge behandeling, zeg maar een zitting. Die moet, zo mogelijk, plaats vinden binnen een termijn van zes weken. Tijdens zo’n zitting kunnen partijen hun standpunten toelichten tegenover een aantal commissieleden. Daarbij hebben ze de mogelijkheid om getuigen op te roepen. Ook mag op verzoek een vertrouwenspersoon de behandeling bijwonen. De regel is dat partijen hun standpunten in het bijzijn van de andere partij uiteenzetten. Het is voorgekomen dat een klager daar moeite mee had, waarop partijen afzonderlijk zijn gehoord. Dat heeft niet de voorkeur van de commissie en kan ertoe leiden dat het heel moeilijk wordt om een goed beeld te krijgen van elk van de standpunten omdat de reactie van de andere zijde indirect plaatsvindt. Na de mondelinge behandeling volgt er binnen zes weken een schriftelijke uitspraak. In totaal duurt het zo’n 16 weken van het in behandeling nemen tot het moment dat je een uitspraak kunt verwachten. We doen ons best eerder, maar dit is wel waar mensen rekening mee moeten houden.
Ja dit is wel goed om te weten. En wat voor mensen zitten er in de commissie?
De commissie bestaat in alle gevallen uit één of meer juristen en ten minste één commissielid met een pastorale achtergrond. We zoeken ook naar een goede vertegenwoordiging van vrouwen in de commissie. Bestuursleden, vertrouwenspersonen en andere betrokkenen bij de stichting zijn uitgesloten. Wie precies de commissie vormen die de klacht behandelen kan wat verschillen, per klachtbehandeling wordt er een groep uit ons midden samengesteld. We worden bijgestaan door de ambtelijk secretaris die alleen voor dat werk is aangesteld vanuit het bestuur.
Welke leerpunten hebben jullie de laatste jaren gehad?
De commissie heeft lering getrokken uit een aantal gebeurtenissen om het functioneren verder te verbeteren. Termijnbewaking is daar een voorbeeld van, maar ook het strikter hanteren van het eigen klachtenreglement, ook al zijn er redenen om partijen sneller te willen bedienen. Het is ook een zorgvuldige afweging of het niet in elkaars bijzijn toelichten van standpunten geen strijd oplevert met een goede procesorde. Een ander aspect is dat een goede en zorgvuldige voorlichting vooraf belangrijk is voor een soepel verloop van de procedure.
Dank je wel Ed, ik verwacht dat dit interview aan dat laatste punt kan bijdragen. Bedankt voor je tijd en inzet voor de Klachtencommissie van SEM.
Wil je misschien zelf ook een melding doen? Dat kan. We adviseren je eerst contact op te nemen met één van onze vertrouwenspersonen. Zij kunnen je het beste begeleiden bij het opstellen van een klacht en nog eens meenemen door de procedure. In een volgend artikel zullen we ook meer schrijven over hun rol.
Toch direct zelf een klacht van een vorm van machtsmisbruik bij één van onze deelnemers indienen? Kijk dan op onze meldpagina.
NB: Aan bovenstaande tekst over de procedure kunnen geen rechten ontleend worden. Voor een volledige beschrijving van de procedure verwijzen wij naar de klachtenregeling.
* De klacht dient binnen twee jaar na het vermeende machtsmisbruik te worden ingediend, tenzij de klachtencommissie van oordeel is dat er bijzondere omstandigheden zijn die een langere periode rechtvaardigen.