Privacyverklaring

SEM respecteert de privacy van iedere contactpersoon en bezoeker van de website
pilaar3

SEM (voorheen SGL) respecteert de privacy van iedere contactpersoon en bezoeker van haar website als ook de gegevens van haar leden. In de onderstaande privacyverklaring vertellen we precies hoe we omgaan met persoonlijke gegevens, hoe we gegevens verzamelen, over hoe we die gebruiken en hoe lang we de gegevens bewaren. De privacyverklaring is een belangrijk document met het oog op de informatieplicht zoals vastgelegd in de AVG.

Contactgegevens
Stichting Gedragscode Leidinggevenden (binnenkort: Stichting Evangelisch Meldpunt)
Hoofdstraat 51
3971 KB Driebergen-Rijsenburg
E [email protected]nl
KvK 30184926
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 30-11-2019

Inleiding
De Stichting Evangelisch Meldpunt ofwel SEM (voorheen Stichting Gedragscode Leidinggevenden ofwel SGL) is het platform voor leidinggevenden die functioneren binnen kerkelijke gemeenten of christelijke organisaties. Het doel van SEM is om bewustwording  over verschillende vormen van misbruik te bevorderen bij leidinggevenden en diegene aan wie zij leiding geven. Daarnaast heeft SEM een meldpunt voor melding van grensoverschrijdend gedrag of misbruik door leidinggevenden binnen kerkelijke gemeenten of christelijke organisaties die lid zijn van de SEM. SEM geeft voorlichting en training voor kerkelijke gemeenten en christelijke organisaties over thema's die te maken hebben met de doelstelling van SEM. Denk daarbij aan: betrouwbaar leiderschap, wat te doen in geval van een kwestie van misbruik in de gemeente, nuttige preventiemaatregelen, implementatie van het programma "In Veilige Handen", het zoeken en aanstellen van interne Vertrouwenspersonen.  

SEM heeft een netwerk van professionele Vertrouwenspersonen die een klager kunnen bijstaan in geval van een klachtenprocedure.  Een (schriftelijk) ingediende klacht wordt beoordeeld door de Klachtencommissie van SEM, die bestaat uit professionele leden die iedere klacht zorgvuldig behandelen zoals beschreven in de Klachtenregeling.
Hoe gaan wij om met uw privacy?

Voor de Stichting Evangelisch Meldunt is de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. Wij respecteren uw privacy en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u (via de website, via een aanmeldingsformulier of per email) aan ons geeft, vertrouwelijk wordt behandeld.

Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit houdt in dat dit direct over iemand gaat of te herleiden is naar deze persoon. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
De Stichting Evangelisch Meldpunt. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
In het kader van het deelnemerschap registreren we de volgende gegevens van de deelnemende kerken en organisaties:
- naam van de kerk of organisatie; 
- straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats; 
- e-mailadres; 
- telefoonnummer vast of mobiel; 
- bankrekeningnummer(s); 
- Kamer van Koophandel inschrijvingsnummer.

Contactpersonen/vertegenwoordigers: 
- straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats; e-mailadres;
- telefoonnummer vast of mobiel.

Voor evenementen die wij organiseren registreren we de volgende persoonsgegevens:
- naam en voornamen c.q. voorletters;
- e-mailadres;
- de naam van de organisatie waartoe men hoort;
- zo mogelijk de eventuele dieetwensen.

Bent u verplicht (persoons)gegevens te verstrekken?
Ja, op basis van de overeenkomst, het deelnemerschap bij SEM, is het nodig uw (persoons)gegevens te gebruiken om onder andere haar doelstellingen te kunnen realiseren. We vragen vooraf aan u toestemming wanneer we (meer) gegevens van u (willen) verzamelen of voordat we gegevens die we al hebben voor andere doeleinden willen gebruiken dan alleen uitvoering geven aan het deelnemerschap.
U kunt zich uiteraard altijd afmelden voor de digitale nieuwsbrief. Tevens kunt u uw eigen contactgegevens laten wijzigen en hiervan een bevestiging vragen.

Waarvoor gebruiken wij uw (persoons)gegevens?
- Om met u in contact te treden en te reageren op door u gestelde vragen;
- om ontmoetingen te arrangeren voor onderling contact en betrokkenheid;
- om u middels digitale nieuwsbrieven en direct mails te informeren of uit te nodigen voor SEM-activiteiten en evt. van organisaties waarmee SEM een samenwerkingsvorm kent;
- voor de naleving van wettelijke verplichtingen;
- om het incasseren van de deelnemersbijdrage mogelijk te maken;
- om rekening te kunnen houden met dieet bij het verzorgen van maaltijden;
​- daarnaast kan SEM de gegevens gebruiken om analyses te maken over onder andere de samenstelling van de leden om daarop te kunnen anticiperen met haar beleid.

Op basis van de volgende grondslagen gebruiken we gegevens:
1. Overeenkomst
SEM gebruikt de (persoons)gegevens op grondslag van een overeenkomst: SEM en de deelnemer gaan gezamenlijk rechten en plichten met elkaar aan. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een lid ingeschreven in een ledenadministratiesysteem die in de SEM-website is ingebouwd.

2. Toestemming
SEM gebruikt voor het versturen van de digitale nieuwsbrief de grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via het aanmeldingsformulier of per email wanneer men zelf aangeeft graag de nieuwsbrief te willen ontvangen.

3. Gerechtvaardigd belang
SEM stuurt bij een nieuwe inschrijving een mail met bevestiging van het deelnemerschap. SEM kan bij opgave voor een evenement vragen namens welke organisatie men komt. Hiermee kan zij inzien in hoeverre de activiteiten een landelijk karakter hebben en zien of de verbinding en samenwerking met andere organisaties slaagt.

4. Vitaal belang
SEM kan naar specifieke dieetwensen vragen bij opgave voor een evenement wanneer er maaltijden worden verzorgd.
Delen we de gegevens met andere partijen? Er worden geen gegevens zomaar met derden gedeeld, tenzij dit nodig is om de doelstellingen te realiseren of als er een wettelijke plicht op rust. Daarbij maken we gebruik van de door ons ingeschakelde leveranciers.

Door ons ingeschakelde leveranciers
Het kan zijn dat we een externe partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren (bijvoorbeeld om een statistische analyse te maken of een mailing te verzorgen). In die situaties zullen we met die derde(n) afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens in een verwerkingsovereenkomst. Er wordt vastgelegd dat derde partijen uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken.

Van de volgende leveranciers maken wij nu reeds gebruik om persoonsgegevens te verwerken, klik op hyperlink om naar de privacypagina’s te gaan van deze online platforms:
- Mailchimp (digitale nieuwsbrief, u kunt zich hiervoor zelf afmelden)
- Twinfield (Wolters Kluwer - financiële administratie)
- Bedrijven die zorg dragen voor de direct mailings (G Suite)
- Dropbox (Cloud-opslag)
 
Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen
Onder bepaalde omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht om uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties (politie, justitie en fiscus). Wij doen dit alleen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.

Sociale media
SEM beheert op een account op Twitter (@LeidersinKerk)

Worden de gegevens buiten de EU gebracht?
De volgende online platforms met een gedegen privacybeleid, waarvan SEM gebruik maakt, zijn buiten de EU gevestigd:
- Mailchimp (digitale nieuwsbrief, u kunt zich hiervoor zelf afmelden);
- G Suite (google e-mailprovider).

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Naam- en contactgegevens bewaren we zolang u als deelnemer bij ons ingeschreven staat, en 2 jaar nadat het deelnemerschap beëindigd is. Betaalgegevens bewaren we zolang een lid bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.

Welke rechten heb je op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
SEM vindt het belangrijk dat de leden de rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) goed kunnen uitoefenen.

Vanuit de nieuwe privacy verordening hebt u de volgende rechten:
- het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
- het recht van correctie: indien de gegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht deze aan te laten passen of deze zelf aan te passen in uw account;
- het recht van verwijdering: indien wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst;
- het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht de beperking van de verwerking aan te vragen;
- het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben, overdragen naar u of een andere organisatie naar keuze. U kunt alleen van dit recht gebruikmaken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
- het recht van bezwaar: als wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen.

Deze verzoeken zijn kosteloos en worden binnen één maand na dagtekening afgehandeld nadat uw identiteit geverifieerd is. Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten, dan kunt u mailen naar [email protected]

Hoe beveiligen we uw gegevens?
SEM heeft de juiste technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies of elke vorm van onwettige verwerking. Op deze manier zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die daar vanuit hun functie toe bevoegd zijn en dat we de persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden.

SEM gebruikt Secure Sockets Layer (SSL) voor haar website. SSL is een protocol dat privacy voor communicatie op het internet garandeert en dat is ontworpen om afluisteren, inmenging of vervalsing van berichten te voorkomen, om gevoelige informatie online te beschermen en gebruikersinformatie offline te beschermen. Als u op een beveiligde pagina zoals uw account, dan dient uw browser aan te geven dat u op een veilige site bent. De toegang tot alle gegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Op de website worden de wachtwoorden door middel van onomkeerbare hashing opgeslagen. De fysieke toegang tot de servers waar de gegevens zijn opgeslagen, is beperkt tot geautoriseerde personen.

Cookies
Op onze website wordt gebruikgemaakt van functionele en analytische cookies. Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die uw computer ontvangt wanneer u onze website bezoekt.

1. Functionele cookies
Functionele cookies zijn momenteel nodig om een website te laten werken. Als je ‘ingelogd blijven’ aanvinkt bij het inloggen, worden cookies geplaatst. Bij een later bezoek word je dan automatisch ingelogd, wat voor veel gebruikers erg prettig werkt. Deze voorbeelden vallen in de categorie functionele cookies. Voor het plaatsen van functionele cookies hoeft volgens de wet geen toestemming aan de bezoeker worden gevraagd.

2. Analytische cookies
Om het gebruik van onze website te meten, gebruiken wij de diensten van Google Analytics. Daarmee wordt bijgehouden hoe bezoekers onze website gebruiken, welke pagina’s zij bezoeken, waar zij vandaan komen, waar zij op klikken en welke browser zij gebruiken. Met deze informatie kunnen wij het gebruiksgemak en de kwaliteit van onze website verbeteren en kunnen bezoekersstatistieken worden opgesteld. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. Voor analytische cookies die worden gebruikt om het verkeer op onze website te analyseren, is er geen toestemming vereist van de bezoeker.

Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
SEM vindt het belangrijk om tevreden leden te hebben als het gaat om de omgang met uw privacy. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, dan kan het nog voorkomen dat u niet tevreden bent. Het is mogelijk een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Mocht u nog vragen hebben, een klacht of een opmerking, dan kunt u contact opnemen met ons via [email protected] SEM heeft geen Functionaris Gegevensbescherming in de zin van de AVG. Wel is de secretaris die de AVG onder zijn/haar beheer heeft, bereikbaar via bovenstaande mail.

NB: SEM behoudt het recht voor wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Lees daarom regelmatig deze verklaring.

© SEM | Design: ZIJN en TIJD | Privacyverklaring | Jaarinfo